より良いプロジェクト管理のための10のヒントと9つのツール

中小企業の経営者、働く専門家、そして何人かの学生でさえ、しばしばプロジェクトマネージャーの役​​割を果たすことを余儀なくされます。プロジェクト管理は大きくて真面目なビジネスです。高度な学位と資格を取得できるのには理由があります。トレーニングを受けておらず、その役割に投げ込まれた場合、プロジェクトはどのように完了しますか?プロジェクト管理ソフトウェアを持っているからといって、それを使用する方法を知っているとは限りません。それに取り組んでいるチームが目的と方向性のすべての感覚を失った場合はどうなりますか?では、プロジェクト管理について何も知らない場合、どのようにしてプロジェクトを順調に進めるのでしょうか。

整理されたバグアートを入手人々は、何をすべきかわからずに常にプロジェクト管理職に投げ込まれ、結果はまちまちです。慌てる必要はありません。プロジェクト管理を開始するためのヒントをいくつか読んでください。これを以下に要約します(ヒント1〜6を参照してください。詳細については、前のリンクをクリックしてください)。経験豊富なプロジェクトマネージャーからのいくつかの知恵でフォローアップします(ヒント7-10)。



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次に、最高のプロジェクト管理ソフトウェアに慣れてください。そうすることで、使用できる製品を見つけるだけでなく、ソフトウェアの機能を理解するのに役立ちます。そして、プロジェクト管理ソフトウェアが何をするのかを理解すれば、プロジェクトの管理に関して何が最も重要であるかがわかり始めます。

一部のプロジェクトは、十分に小さいか非公式であるため、従来のプロジェクト管理ソフトウェアはやり過ぎなので必要ありません。すべてのプロジェクトメンバーに情報を提供し、チームとして機能させるには、何らかのコラボレーションツールが必要です。少なくとも、誰もがプロジェクトについて話し合うことができるグループテキストスレッドまたは電子メールである可能性があります。より良い解決策は、誰が何をしているのかを誰もが簡単に確認し、進行中の作業を確認し、プロジェクトに関して行われた重要な詳細と決定を記録して、誰もがそれらを参照できるようにするツールかもしれません。最後にそれらのアプリに関する私の提案を参照してください。

いくつかのヒントから始めましょう。プロジェクトマネージャーのTomThrashとRobSterlingは、この記事の以前のバージョンで引用され、アドバイスに貢献しました。

Zohoプロジェクト

プロジェクト管理の10のヒント

1.プロジェクトがあることを確認します。 プロジェクトには、開始日、終了日、および成果物があります。ウェブサイトの構築と立ち上げはプロジェクトです。開始する日、作業が終了する日、そして最終製品または成果物があります。プロジェクトではない作業の例を次に示します。Webサイトのブログ投稿を作成します。確かに、最初のブログ投稿を書く日はありますが、しっかりとした終了日を念頭に置いて、これら2つの日付の間のすべての投稿を計画できない限り、実際には進行中の作業です。進行中の作業も管理する必要がありますが、プロジェクトとは要件が異なります。

2.発見期間があります。 単に「発見」と呼ばれることもある発見期間は、プロジェクトがどうなるかを探求するための設定された時間です。何を作っているのですか、そしてその理由は何ですか?どのようなリソースがありますか?

3.スコープを定義します。 検出後、プロジェクトのパラメーターをロックダウンする必要があります。これは、スコープを定義するという別の言い方です。プロジェクトをコースから外す非常に一般的な問題は、プロジェクトの途中で、誰かがスコープ内の何かを変更することを決定した場合です。変更の例は、機能の追加です。したがって、スコープを定義し、プロジェクト全体で誰もが参照できる場所にスコープを書き留め、プロジェクトの作業フェーズを開始する前に、すべての利害関係者にスコープを承認してもらいます。

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4.キックオフミーティングを開催します。 キックオフミーティングは、プロジェクトに取り組むすべてのチームメンバーのプロジェクトの正式な開始です。この会議は、プロジェクトのトーンを設定します。会議の目的は、次の4つのことを定義することです。プロジェクトの範囲。プレーヤーとその役割。マイルストーン;と成果物。また、誰もが質問する機会を与えてくれます。

5.プロジェクトの期限とマイルストーンを計画します。 プロジェクトの終了日は納期です。それはすべての仕事が止まる日です。開始日と終了日の間に、他の期限とマイルストーンがあります。たとえば、Webサイトを構築している場合、誰かがワイヤーフレームを作成する必要があります。別のチームは、Webサイトを強化するコードを作成するときに、ワイヤーフレームをガイドとして使用します。コーディングチームは、ワイヤーフレームチームが作業を完了するまで作業を開始できません。すべてのプロジェクトには、これらの追加の期限とマイルストーンが必要です。これにより、チームの各担当者は、作業のフェーズがいつ開始および終了するかを知ることができます。

6.コミュニケーションへの期待を設定します。 プロジェクトの成功にはコミュニケーションが不可欠です。プロジェクトマネージャーは、会議とチェックインをスケジュールし、電話、電子メール、対面会議、グループテキスト、Slackステータスの更新、またはその他の手段によるコミュニケーションの最善の方法を例として示すことにより、コミュニケーションの期待を早期に設定する必要があります。

7.会議を重要にします。 会議をスケジュールするときは、出席する必要のあるすべての人にとって時間が本当にうまくいくことを確認してください。一部のチームは午後遅くに最高の仕事をするかもしれません、そしてあなたは一日の終わりの会議で彼らを邪魔したくないでしょう。目的があるようにすべての会議の議事録を作成し、それをすべての会議出席者と共有します。会議は時間どおりに行い、可能な場合は早期に終了します。

8.問題に先んじてください。 賢明なプロジェクトマネージャーはかつて私に、「もしすべてがうまくいけば、掘り続けなさい」と言ったことがあります。人々が問題を報告しなかった場合、あなたはフォローアップすることができます、「それは聞いて素晴らしいです、しかし、実際には、まったく問題はありませんか?」チームメンバーは、特に問題が小さく、まだ解決可能な場合、問題を共有することをためらう可能性があります。プロジェクトマネージャーの仕事は、小さな問題を発見して、大きな問題に成長させるのではなく、それらを解決したり、対応したりすることです。

9.使者を撃ってはいけません。 人々に潜在的な問題をあなたと共有させるもう一つの方法は、支持的な態度で彼らに対応することです。問題に注意を向けてくれた人々に感謝し、解決策について積極的に協力してください。逆に、マネージャーが怒りで悪いニュースに反応するとき、人々は彼らと悪いニュースを共有するのをやめます。

10.他の人に自分がコントロールしていると思わせます。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成功または失敗の所有権を取得する必要があります。ただし、一部のチームリーダーや他のチームメンバーは、運転席にいるように感じる必要がある場合があります。優れたプロジェクトマネージャーは、最終的な責任者であり続けても、そのコントロールの感覚をだれからも奪うことはありません。

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プロジェクトマネージャーのためのツールは何をしますか?

プロジェクト管理ソフトウェアについて話しましょう。アプリのカテゴリ全体がプロジェクトを管理する必要性から成長しました。これらのアプリが何をするかを見ると、プロジェクトマネージャーの主なニーズをよりよく理解できます。

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プロジェクト管理アプリは、プロジェクトで作業およびコラボレーションするためのオンラインシステムです。これらはリアルタイムのワークスペースであり、チームメンバーと外部パートナーがログインして、プロジェクトを実現するためのあらゆる詳細を追跡します。一部のプロジェクト管理アプリは、チームが一度にいくつかのプロジェクト、または1つだけのプロジェクトを管理できるように設計されています。他のものは、同時に進行する数百または数千のプロジェクトを管理する巨大な企業のために構築されています。そのような場合、アプリは通常、物理的なリソース、人、またはお金などのリソースも追跡します。このようにして、プロジェクトマネージャーとソフトウェアは、利用可能なリソースを必要なプロジェクトに割り当てることができます。

プロジェクト管理アプリが果たすもう1つの重要な役割は、プロジェクトのすべてのフェーズを追跡することです。これには、実行する必要のある実際のタスクと、それらに関連する期限とマイルストーンが含まれます。これらのタスクと期限をタイムラインにプロットすると、ガントチャートが得られます。ガントチャートは、さまざまなタスクまたは作業フェーズ間の関係を示すこともできます。たとえば、フェーズBを開始する前にフェーズAを実行する必要がある場合、ガントチャートはこの依存関係を通常は線で示します。これで、ソフトウェアは、フェーズAの実行が遅れた場合、フェーズBの開始が遅くなり、フェーズAに依存する他のすべての期限も延期されることを認識します。

プロジェクト管理アプリは、どのチームメンバーが自分のプレートでの作業が多すぎるか少なすぎるかをマネージャーに伝えるレポートを生成することもできます。多くの人がプロジェクトに費やした時間を追跡し、請求および請求システムと統合します。プロジェクト管理アプリをしばらく使用した後、チームがさまざまなタスクの完了にかかる時間をより正確に見積もることができます。

ガントチャートとリソース管理レポートがやり過ぎのように聞こえる場合、本当に必要なのは、チームのすべてのメンバーが情報を共有し、互いに話すことができる、組織化された共同のオンラインスペースである可能性があります。これらのより軽量なアプリは、プロジェクト管理アプリと呼ばれることもあります(これは誤解を招くと思います)が、より正確な説明はコラボレーションアプリ、作業管理アプリ、またはタスク管理アプリである可能性があります。

以下の推奨アプリのリストでは、従来のプロジェクト管理ツールではないが、プロジェクトを管理する必要がある人にとって非常に役立つ可能性のあるいくつかのツールについて説明します。

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Airtable

Airtable はリレーショナルデータベースおよびオンラインコラボレーションツールです(つまり、従来のプロジェクト管理ソフトウェアではありません)。 「データベース」という言葉のために退屈だと思う前に、このアプリをよく見てください。 Airtableを使用して在庫を管理できるだけでなく、作業を追跡することもできます。それはすべてあなたがそれをどのように使うかに依存します。

アサナ

Asanaは、ワークフロー管理に特化したオンラインチームコラボレーションツールです。ガントチャートライトのようなタイムライン機能でプロジェクト管理にまたがっています。 Asanaの強みは、タスク管理の要点を処理することです。このアプリを使用すると、チームのメンバーが自分の作業を詳細に追跡できると同時に、チームの他の全員がいつでも作業のステータスを確認できるようになります。タスクとワークフローを管理するために、それはあなたがあなたの意志に屈することができる柔軟でエレガントなツールです。

ベースキャンプ

Basecampは、プロジェクト、イベント、その他の課題に人々が協力して取り組むことができるオンラインコラボレーションアプリです。ファイルをアップロードして、実行する必要のあるタスクについて話し合い、割り当て、追跡し、同僚とクライアントの両方と継続的に会話することができます。本格的なプロジェクト管理ソフトウェアとは異なり、Basecampにはサンドボックススタイルがあります。チャットしたり、アナウンスしたり、予定されている課題やイベントをカレンダーで表示したりする場所を提供します。プロジェクト管理ソフトウェアのすべてのリグマロールが付属しているわけではありません。

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チームガント

TeamGanttは、特にガントチャートで生きて死ぬグループにとって最高のプロジェクト管理アプリの1つです。このオンラインアプリは非常に直感的でよく設計されており、セットアップに数分、実際に動作するまでに1時間かかる場合があります。ただし、コミュニケーション用の標準以下のツールなど、いくつかの弱点があります。優れたガントチャートを備えたプロジェクト管理ソフトウェアを必要とする中小規模のチームにとって、TeamGanttは最高のツールの1つです。

チームワークプロジェクト

Teamwork Projectsは、Garonのトップクラスのプロジェクト管理アプリの1つです。この優れたオンラインソフトウェアは、チームメンバーにプロジェクトの管理、人々の時間の監視、クライアントへの請求などに必要なすべてのツールとの明確なインターフェイスを提供することにより、プロジェクト管理の多くの苦痛を軽減します。

Todoist

Todoistは、市場で最高のTo Doリストアプリであり、共同作業を管理する必要のあるチーム向けの共同ビジネスグレードアカウントを持っています。このアプリはすべてのデバイスで利用でき、生産性を監視するための優れた機能を備えており、必要なすべてのことを整理することができます。

Trello

Trelloは、オンラインかんばんスタイルのコラボレーションアプリです。これは、従来のプロジェクト管理ソフトウェアではありません。 Trelloを人々のグループと一緒に使用して、あらゆる種類の作業を管理および追跡します。シンプルなドラッグアンドドロップ機能と直感的なインターフェイスを備えています。ただし、真のプロジェクト管理に使用することを検討している場合は、ガントチャート、タイムトラッキングコンポーネント、またはレポートツールがないことを考慮してください。これらの機能は、アプリの統合とプラグインを介して追加できますが、Trelloにサインアップするとき、またはプレミアムアカウントに支払うときに、デフォルトでは含まれていません。

Wrike

Wrikeは、プロジェクト管理ツールも含む強力で柔軟なコラボレーションアプリです。それは、従業員が彼らの仕事を組織し、彼らが持っている資源を管理することができる場所を中小企業に提供します。 Wrikeは高価ですが、その主なセールスポイントは、セットアップが迅速で、使用するためのトレーニングがほとんど必要ないことです。チームが急いでコラボレーションアプリを必要とする場合、それはガロンが推奨するアプリです。

Zohoプロジェクト

Zoho Projectsは、プロジェクト管理ソフトウェアの分野で引き続きリーダーです。このアプリは、使いやすく、コストもかからないため、小規模でブートストラップの多い企業にとって魅力的なツールです。さらに、ZohoProjectsには無料のサービスもあります。 Zoho Projectsは、その万能の有用性から、Garon Editors'Choiceであり、最高のプロジェクト管理アプリの1つです。

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